档案管理制度

档案管理制度集锦（21篇）

在社会一步步向前发展的今天，制度对人们来说越来越重要，制度一经制定颁布，就对某一岗位上的或从事某一项工作的人员有约束作用，是他们行动的准则和依据。我敢肯定，大部分人都对拟定制度很是头疼的，下面是小编为大家整理的档案管理制度，欢迎阅读，希望大家能够喜欢。

档案管理制度1

为了加强对社团档案资料的管理，规范社团的建设，提高工作水平，根据档案管理实际情况，制定本制度。

第一条校社团联合会档案的管理工作由秘书处具体负责、专人管理，保证档案管理的科学性、合理性。各社团应根据本制度制订相应的档案管理条例。

第二条档案的分类管理：对校社团联合会所有资料包括各社团上交的资料，进行统一整理和分类，校社团联合会自身的各种资料按类别、性质分档，各社团上交的资料按社团类别分档。

第三条资料的存档：按资料的性质、类别存档、编号，统一入档，每周对新资料进行一些清点，由专人负责分类存档在年底统一上交校团委：

（１）每学期开学初：各社团负责人存以下资料：社团注册表、社团成员登记表、社团负责人登记表、社团学期工作计划、社团会费收费情况及使用范围。（合指导老师和挂靠单位意见）

（２）学期末存如下材料：社团工作总结、社团材料汇编、社团成员、个人小结、社团负责人总结及建议；社团活动申请登记表、社团的活动图片及社团其他主要成果、财务帐目报表；

（３）以上材料应以打印稿留存，所有材料应客观、公正、真实。

第四条档案的查阅。需要查阅相关资料的`按以下要求进行：

（１）校社团联合会所有成员都有权查看资料，办公室成员可自由查阅，其它成员需查阅的，要经办公室副主任或档案管理负责人的许可。

（２）各级社团成员，如需查阅相关资料的，应说明理由报请校社团联合会组委会批准。

（３）任何查阅人员，必须保证档案的完整性，查阅后要恢复原状，不得乱扔乱放，同时未经特别许可不得在其上涂改，或带出，或复印，或其它非法形式使用，若有任何失误，将按有关规定予以追究当事人责任。

第五条档案的更新：每学期期未对全部档案清点整理一次，根据实际情况或需要作以调查、更新，使之日趋合理化、科学化

附：本制度自公布之日起实行，解释权东华理工南昌校区社团联合会。

东华理工大学南昌校区社团联合会

XX年7月23日

档案管理制度2

1、健康档案包括家庭健康档案、个人健康档案。家庭健康档案每户一份，个人健康档案每人一份，以家庭为单位成册。实施电子健康档案后，应将健康档案信息及时录入电子档案。

2、健康档案由责任医生填写，应内容真实、准确、齐全，字迹清晰、不得随意涂改。健康档案的内容包括基本人口信息，主要慢病患病现况、治疗、康复情况，慢病相关生活行为因素、家庭社会经济状况等。对患有高血压、糖尿病、冠心病、脑卒中、肿瘤的病人，应在健康档案袋（盒）上用红、绿、橙、蓝、黑色标识区分。

3、健康档案实行动态管理，健康体检、门诊就诊、参合住院病人出院随访、健康随访、慢性病随访等资料内容及时记录并归入健康档案。妇女病检查、宫颈癌检查、孕产妇系统管理、儿童系统管理、预防接种、精神病康复管理、肺结核治疗管理等专案（册）管理内容，仍按专线管理要求，做好资料存档，暂不归入健康档案，但有关信息特别是异常情况及治疗情况应简要记入。

4、社区责任医生应及时登记已经获取的`各种信息，并进行分析统计，及时反馈。临床保健医生、责任医生应将非本人责任辖区居民的诊疗情况及时反馈给辖区责任医生，以便纳入该居民本人的健康档案。

5、中心站、村卫生室应设立健康档案资料室（柜），健康档案按行政村（居委会）名和编号顺序，专柜分册存放，保持整洁、美观和规范有序，无污损，无丢失。档案盒要有索引目录和分类信息登记。

6、健康档案主要由辖区责任医生保管、阅览或利用，不得转借、涂改和丢失，并确保个人隐私不向外泄露，严格保密。

7、凡居民因大病转上级医院住院时，可以把病人原始档案里的资料借给转诊医生，但须办理借阅登记手续；出院后及时归还，并及时将本次住院概况记入档案。

8、非社区卫生服务资料管理人员，不得随意翻阅已经建档的各种资料。除辖区责任医生外的本中心（站）人员调出、转借各种档案资料，须经档案管理人员同意；非本中心（站）工作人员，调出、转借各种档案资料，须经中心分管领导同意。

9、设立健康档案管理人员，建立健康档案质量控制小组，开展健康档案质量检查和评价，不断提高健康档案质量。

档案管理制度3

1、公司的会计档案是指会计凭证、会计帐簿（含备查帐簿）、财务报表、财务计划、财务分析等会计核算专业的文字、图表和电脑软盘资料。它是记录和反映经济业务的重要资料和证据，必须切实加强对会计档案的管理。

2、会计档案由公司财务部负责管理，由主办会计组织有关人员，严格按照《会计人员工作规则》要求，对会计档案进行定期收集，审查核对，分类装订成册或整理成卷、编制目录及序号进行登记，严防毁损、散失和泄密。年度的会计资料归档时间为次年的2月底以前。

3、会计档案由主办会计负责保管，做到不丢失、不缺损、不烂、不被虫蛀等，财务部定期不定期检查会计档案保管情况，及时处理档案保管中存在的`问题。

4、会计档案管理人员应将归档的会计资料，按年、季、月顺序立卷登记存放。

5、财务人员因工作需要查阅档案时必须向档案管理人员打招呼，阅后近规定顺序及时归还原处。

6、公司各部门因公需要查阅会计档案时，必须经财务部负责人同意，由档案管理人员接待查阅。

7、外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信及工作证，经公司领导批准，财务部负责人指定由档案管理人员接待查阅，并要详细登记查阅会计档案人的工作单位，查阅日期，会计档案名称及查阅事由。

8、会计档案，原则上不对外借，如有特殊情况需要，须经公司领导或财务部负责人批准后方能外借或复印，并办理有关手续，外借期间不得转借他人，不得拆散原卷册，要限期归还。

9、会计档案的保管期限，根据其特点和使用价值，分为永久、定期二类，定期保管期分为三年、五年、十五年、二十五年。具体保管期限详见附表。

10、会计档案保管期满需要销毁时，由会计档案管理人员提出销毁意见，由公司领导、财务部负责人及有关人员共同签定，严格审查，编制会计档案销毁清册，报上级方管部门批准后执行销毁。销毁时应派人监毁，并在销毁清单上签名或盖章。应保存的资料，按上级有关规定执行。

11、由于单位人员的变动，会计档案需要移交时，由移交人办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。

12、撤销、合并单位和建设单位完工后，会计档案应随同单位的全部档案一并移交指定单位，并按规定办理交接手续。

13、公司分设新单位时，由老单位根据帐面数编制财务移交表，双方签字作为新建单位建立新帐册的依据，原凭证、帐册等会计资料必须留在老单位。

档案管理制度4

一、 各单位工作人员可直接查阅本单位一般档案资料，查阅有密级档案，须持签有单位负责人明确意见的条据，方可查阅;

二、 各单位借阅本单位一般档案，必须办理借阅手续，必须注明预计归还日期和联系电话。借阅有密级档案，须写《档案借出审批单》并经公司相关领导批准，方可借阅;

三、 如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。若催还未果，档案管理员要向部门负责人反映。

四、 如情况特殊，外单位人员或集团其他单位人员查阅档案须持档案归属单位的介绍信，可查阅无密级档案。档案主要供本集团公司利用，一般不外借。

五、 珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶卷等档案一律不借出;

六、 档案的`借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印复制、擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证、裁剪、撕毁等。若有遗失，应及时联系档案管理人员。

七、 凡有私下抄录、拍摄、描绘、拆散、删刮、撕毁档案等行为者，严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律责任。

档案管理制度5

档案建设是全面建设和长远发展的最基础性的、不容缺失的重要内容。全体工作人员都要树立强烈的档案管理意识，从每个人员、从每项工作、每个环节做起，认真加强档案建设。

（一）档案收存的范围

1、行政档案：

①上级下发的各类文件。

②发出的的各类文件。

③及各部门工作计划、规划、总结、请示、报告、函复、文稿等。

④各种会议通知、会议记录及会议纪要、讲话文稿等。

⑤出具的或盖章的信函、报表等。

⑥各类统计资料。

2、人事档案

①在编人员的档案材料。

②人员招聘的相关材料。

③各类工作人员的登记表、花名册、及相关资料。

④工作人员聘用合同、工资待遇审批表及相关资料。

⑤挂靠人员相关资料以及挂靠单位的委托通知、协议、待遇及支付方式等。

⑥工作人员政治身份、职务、级别、岗位、待遇变化的相关资料。

⑦工作人员年度考评资料、鉴定及各类奖惩的组织正规结论及相关材料。

⑧工作人员申请、申诉及其它信息资料。

3、财务档案

①日常支出的财务凭证、账目、审批手续及报表。

②年度预算、中期预算调整、决算及审批资料。

③专项收、支的立项计划、执行情况及审批资料。

④对外投资、借贷及合作项目的财务执行情况跟踪监管的相关资料。

⑤各种税费、社保金交纳的相关资料。

⑥固定资产购置、使用、核销的相关资料。

⑦年度、季度及专项财务分析报告。

4、业务档案

①历年以省局名义或经济发展中心、培训中心、职业技能鉴定指导中心名义上报、下发的相关培训、职业技能鉴定及其它业务项目文件。

②历年培训、职业技能鉴定及其它业务工作计划、总结及相关资料。

③各类教材、教案、大纲、复习题库等资料。

④教员、考评员队伍相关资料。

⑤各类、各批学员报名、学习、考试、考评发证或学分登记相关资料。

⑥各类业务会议纪要（记录）、合作协议、项目意见书等相关资料。

⑦因业务需要购置的.（或上级下发的）杂志、图书、资料、音像制品及自制的照片、录相、录音资料等。

⑧网络建设相关资料。

⑨重大专项活动的筹备、组织实施、总结等专题项目资料。

⑩历年物业管理、机关食堂管理的相关资料。

其它有价值的资料。

（二）档案管理体制：档案实行统一管理。部门分类管理的二级管理体制。

1、建立档案室，对及各部门档案资料正本统一管理。办公室分工专人管理档案。

2、人事、行政财务档案由直接管理。业务档案由各部门专（兼）职档案管理员负责对本部门档案资料进行采集、建档；正本交档案室管理，副本留部门使用。

3、分管主任为档案建设责任人。各部门主任为部门档案建设责任人。及各部门专（兼）职档案管理员对各自负责的档案负直接责任。

4、根据工作需要，主管会计可在财务室保留当年和前一年的财务档案，而后逐年建档移送档案室保管。各部门业务档案副本在部门保留时间控制在五年以内。第六年起向档案室移交。

（三）立卷和归档

1、各部门办理完毕的文件、资料经过挑选，分项或分类立卷、编号归档。

2、一般文件资料应分级、分类按时间先后编号立卷。原则上一年成卷。年终归档。

3、人事档案分综合与个人二类建档。综合档案年初立卷、年终归档。个人档案随机立卷并归档。

4、重大专项活动一般在立项时建档，项目完成后成卷并及时归档。

5、各部门业务档案（除专项档案外）要在年初分类立卷，次年初归档。

6、凡具有法律性文书，一经生效即要归档。凡涉密性文件，即时形成，即时归档。

7、各类图书、杂志、报纸、音像资料要及时收集，立卷归档。

8、对有价值的外部信息，网络维护员和档案管理员要逐日浏览，及时收集，立卷归档。

9、归档要求：

①档案必须具有真实性。所有资料应为原始资料。

②档案必须具有完整性。每个案卷力求资料齐全。

③档案必须具有价值性。立卷要避免杂乱无章，做到分类、分项、分目清晰；要避免重复立卷，同一事件只立一个卷目；要准确分类，不同类型的资料，不能混合立卷。

（四）档案保管和使用

1、档案管理人员只要对档案卷宗分类编号、登记注明立案单位、姓名、类别、内容页数，并对案卷确定密级编制页码、分类存放，做到分类清晰、放置有序，便于查阅。

2、档案室要设置防潮、防蛀、防火的档案柜（箱），安置防盗门、窗和消防器材，确保档案安全。

3、和各部门档案要分工专人保管，在人员变动时，要认真做好移交。

4、档案管理人员要加强责任心，切实按要求管理好档案，切实做到不损坏、不丢失、不错漏任何案卷（含音像网络资料）。

5、要强化保密观念。凡涉密档案按照保密法规执行。

6、档案借阅必须填写申请表，经分管领导批准后方可借出，并按申请使用时限及时收回。复制档案必须报经分管领导批准。未经批准借出、复制、遗失、损坏者，要按损失大小，追究责任。

档案管理制度6

第一章总则

第一条为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，特制订本制度。

第二条本制度所称的档案是指过去和现在的企业各级部门及员工从事生产、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

第三条重要原始档案遵循“双人双控，共同管理”原则，由总经办统一管理。

第二章档案归档

第四条归档范围

（一）通用管理：证书、部门职责、岗位职责、手册、注册申报资料等。

（二）工程基建：设计文件、图纸、会议记录、招投标文件、造价、工程管理（变更、进度控制、质量控制）、工程验收、工程报批资料等。

（三）合同：原辅料采购、设备采购、工程基建、技术转移、委托合同、设计合同、其他合同。

（四）设备档案：公用系统、物料、仓库等辅助设备；生产部设备、工程部设备、QC部设备等。

（五）员工培训：培训计划、总结、内部培训记录、外部培训报告等。

（六）计量：化测类、力质类、温湿度类、压力类、热工类、长度类、计时类、流量类等，设备内部校验记录归于设备档案中。

（七）产品档案：产品批件、包装设计、技术转移资料、产品工艺规程及空白批记录、质量标准、留样观察和产品稳定性试验资料、产品质量回顾、变更情况、产品药检所检验报告（含送检或抽检）、产品重大质量事故资料等。

（八）检验方法：原料、辅料、中间产品、待包装产品、成品、包装材料等。

（九）记录：除批记录以外的所有记录。包括辅助记录、出入库单、销毁记录、盘存表、温湿度记录、物料请验单等；

（十）批记录：批生产记录、批检验记录、批监控记录、批包装记录等。

（十一）标准操作规程。

（十二）验证文件：验证主计划、厂房及公用系统、生产设备验证、QC设备验证、工程部设备验证、方法验证、工艺验证、清洁验证等。

（十三）行政类文件：

行政法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章规程等；

各类公文。本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复；

各类证照、证书。包括章程、法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、土地证、房产证、商标注册证书、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书等；人事任命、劳动纠纷等；

各类固定资产资料。包括车辆所有原始证照、办公设备、仪器设备说明书、保修卡等；

所有加盖公章的文件复印件；

在企业文化建设和社会活动中直接形成的有保存价值的各种文字、声像光碟等形式的历史记录。

第五条归档时间

（一）各类证照、批件、商标、合同、协议等原始文件和加盖公章的文件复印件须于文件产生的24小时（一个工作日）内到档案室办理归档手续；

（二）设备档案、产品档案、质量标准、检验方法、标准操作规程随时产生随时归档；

（三）员工培训类资料按月归档，于每月25日之后次月5日之前到档案室办理归档手续；

（四）计量类资料按半年归档，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25日之后12月5日之前到档案室办理归档手续；

（五）供应商档案按年度归档，于每年1月25日之后2月5日之前将上一年的资料到档案室办理归档手续；

（六）验证文件随时产生随时归档，验证主计划按年度归档，于每年1月25记录文件。辅助记录半年归档一次，其他记录每年归档一次；

（七）手续。批记录文件按月归档，于每月25日之后次月5日之前到档案室办理归档日之后2月5日之前到档案室办理归档手续；其他文件每周一集中归档一次；

（八）未按要求及时归档而造成损失的，由当事人承担全部责任，并根据情节轻重予以相应处理。

第六条归档份数

（一）原件全部归档，并注明份数、出处。

（二）使用频繁的档案，各使用部门应复印留存自用。

第七条归档要求

（一）由档案室和各部门指派一名专人负责归档事宜。对已经破损或模糊的文件必须先修复再归档。文件必须通过系统整理后再归档。

（二）文件须经归档部门主管或部门以上领导签字确认后方可归档。

第八条归档手续

各类文件归档时，归档部门应填写《文件归档单》一式二份，由归档部门负责人和总经办负责人审批，归档部门和档案室各留存一份，以备查考。由档案员填写《文件归档登记薄》，归档人和档案员共同签字确认。

第三章档案的收集与整理

第九条档案的收集

（一）由各部门指派专人，每周一对其本部门需要归档的文件进行收集，并进行分类、排列、编目后移交档案室。

（二）由档案管理人员定期到各部门对零散的文件进行收集，再进行系统的、全面的整理。

（三）收集时要保证档案的质量。如不完整，需进行进一步的收集，对收集不全的档案，要做好记录。

第十条档案的整理

（一）档案采用按类别分类的方式，做到层次分明，便于保管和利用。

（二）档案严格按照分类、排列、组卷、编目的整理步骤进行系统、全面的整理，并做电子目录方便日后检索。档案编号由英文字母及阿拉伯数字组成，具体说明如下：

7、8、9位代表流水号001～999.6位为档案柜号。4位为二级分类的编号。2位为一级分类的英文缩写。

第四章档案建档

第十一条分类

梳理归档的资料，由档案员分类、编号，于文件归档的当天入库，并建立《档案明细台账》。

第十二条档案专用章

所有归档的复印件及归档原件产生的复印件，每页纸加盖蓝色档案专用章，加盖档案专用章的复印件视同原件使用，档案专用章置于档案室，由档案员保管。

第十三条档案编号章

档案盒中每份档案右上角加盖红色编号章，编号手写，档案编号章置于档案室，由档案员保管，对已归档编号档案做出的任何调整须登记备查。

第十四条检索目录

所有归档文件，由档案员建立对应关系的电子版检索目录，并定期核对。

第十五条电子备份

重要资料的原件须通过扫描等方式建立电子备份，各归档资料如有电子版的也应一并建档备份。

第五章档案使用和归还

第十六条档案使用

（一）文件复印：由使用人填写《档案复印登记薄》，一般性文件经部门负责人批准，重要文件同时报分管副总批准，由档案员复印、提供。

（二）借出已加盖档案专用章的复印件：由使用人填写《档案借出登记薄》，经部门负责人批准，最长不超过十个工作日，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准；十日后仍未归还的，由档案员跟催或办理重新借出手续。

（三）借阅原始文件：由使用人填写《档案借阅登记薄》，经部门负责人批准，于档案室指定的地点查阅，不得带离档案室，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准。

（四）借出原始文件：由使用人填写《档案借出登记薄》，经部门负责人批准，最长不超过五个工作日，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准，总经办会签；五个工作日后仍未归还的，由档案员跟催或办理重新借出手续；原件借出后不再归还的，须经分管副总、总经理批准，总经办会签，档案室保留复印件备查；

（五）外单位借出档案时，由使用人填写《档案借出登记薄》，须经总经理批准后方可使用。

（六）按规定审批，由当事人和档案员在相应登记薄上登记并签字确认方可使用档案；违者一经发现，对档案员处以200—1000元/人/件的`罚款；造成损失的，由档案员全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。

第十七条档案归还

（一）档案使用者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借出的各类档案文件在归还时，经检查无误后，应在《档案借出登记薄》登记，并由使用人和档案员分别签字确认。

（二）发生损坏、丢失的，对使用人处以200—1000元/人/件的罚款；造成损失的，由使用人全部承担，并根据情节轻重予以相应处理。

（三）档案归还时内容发生变更的，使用人应及时知会档案员进行更新，以保持档案的准确性。

第十八条档案保管与检查

（一）公司各类应归档文件应集中于档案室管理，任何部门和个人不得私自保存，更不得擅自销毁或据为己有，造成损失的，由当事人全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。

（二）每月底，总经办负责人将对档案室的资料进行抽查；每三个月与档案员共同对档案室的所有资料进行一次彻查，并填写《档案清查记录》。

（三）档案管理应账实相符。档案损毁或丢失的，由档案员全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。

第六章档案保管期限和销毁

第二十条档案的销毁

（一）对需要进行销毁处理的档案，由档案室填写《档案销毁申请表》，并制作《档案销毁清册》，包括：本单位和卷宗的简短的历史情况、销毁档案所属年代、保管期限及其数量和详细内容、鉴定的情况和销毁的理由等内容的书面报告，经相关部门负责人和总经理审核签字同意后，方可销毁。

（二）由档案员进行档案销毁，QA和档案归档部门各指派一人进行监销，档案销毁须协同保卫部门共同处理。

（三）档案销毁时档案员要在销毁清册上“销毁情况”一栏注明“已销毁”字样和日期，监销人员要在销毁清册上签字确认。

档案管理制度7

一、收集制度。

1、按照党员档案材料收集目录的收集范围，收集党员档

2、了解和掌握形成党员档案材料的信息及规律，并与其建立联系制度和收集网络。

3、归档材料应真实规范，完善齐全，文字清楚，对象明确，手续完备。由组织形成的材料有形成时间和组织印章，个人撰写的材料有形成时间和本人签字。

4、对符合归档要求的材料，应按时间顺序，登记在党员档案材料收集目录上，并在当月内归入档案袋（盒）。

二、查（借）阅制度。

1、查借阅党员档案必须由单位组织人事干部在填写好《申请查阅党员档案报告表》后，经单位负责人签字盖章后方可登记查阅；纪检、监察、检法部门因工作业务需要，了解干部人事档案情况时，可提供有关部分内容。

2、任何人不得查阅本人及其亲属档案。

3、需摘录或复制档案有关内容和材料的，应征得管档人员同意，并办理登记手续。除代作直接证明的材料外，摘录或复制的档案材料，均不予盖章。

4、查阅档案人员应按要求认真填写阅档情况登记。阅档时，不得随意圈划、涂改、拆散、抽换、污损档案。

5、档案一般不得外借，单位党组织确因特殊情况必须借用的，应在《申报表》中填明借阅理由，报经分管领导同意后，方可借出。借出档案一般不超过15天，若不能按期归还，应办理续借手续，续借不得超过一周。

6、档案材料做到：主动及时、全面准确、保质保量、安全保密。

三、传递制度。

1、转递党员档案和档案材料，必须做到及时、完整、准确、安全、保密。

2、党员流动或变换单位后，应在15天内将档案转至新的所在党组织。

3、转出的档案应完整齐全，并按规定经过认真整理装订，不得扣留材料或分批转出。

4、收到的档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，立即退回回执，转出的档案，逾期1个月未退回执，应及时催收。

四、保密制度。

1、党员档案是反映党员政治生活的重要材料，必须严格遵守《中华人民共和国档案法》、《保密法》的规定，确保档案的安全和保密。做到：保守机密，慎之又慎。

2、牢固树立保密观念，严守党和国家机密，不随意向无关人员提供档案或泄露档案内容，违者视情节轻重，给予批评教育或必要处分。

3、不得在不利于保密的'地方存放和查阅党员档案。

4、不准带党员档案出入公共场所，不准用普通电话索要或提供档案内容。

5、档案管理人员不得保管本人及亲属档案。

6、查阅档案前，必须弄清查阅档案的用途或理由，查阅者与被查阅人员的关系。对符合查阅档案条件要求的，给予接待，并对其查阅的有关用途，予以保密，不得随意泄露。

x社区

x年x月

档案管理制度8

一、干部人事档案管理部门，在接到干部任免通知后，一周内应将干部人事档案转给新的干部主管部门。

二、转出的干部人事档案必须齐全完整，并按规定进行认真整理装订，不得扣留材料或分批转出。

三、转递档案或档案材料必须按统一规定的“干部档案转递通知单”所列项目详细登记，严密包封，要通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人自带，档案转出或转入及时登记。

四、接到干部人事档案或干部人事档案材料的单位，经核对无误后，应在回执上签名盖章立即退回。逾期一个月未退回者，转出单位应催问，以防丢失。如发现档案中缺少材料，档案整理不合格，转递的'档案材料手续不健全等问题，可将档案或档案材料退回。转出单位应尽快补充或整理，再转新的干部人事档案管理部门。

五、为保证干部人事档案随着干部调动或职务变动而及时转递，干部管理部门发出的调动、任免通知必须抄给干部档案管理部门，以便及时续填干部职务变动情况和转递档案。

档案管理制度9

根据《档案法》有关规定，结合本单位的实际情况，制定本校档案保管制度。

一、及时接收归档的.档案材料，办理交接手续。发现档案材料不完整时，督促和协助有关人员收集齐全，确保档案资料的完整性。

二、已进库的档案资料，要及时按标准、规范进行整理、分类，按编号顺序进行存放，达到整齐、美观、查找方便。

三、档案人员要经常检查库房，落实“七防”措施，确保档案安全。

四、档案属国家所有，是国家的宝贵财富，任何人不得故意损毁、丢失，严禁泄密、涂改、伪造、出卖，如有违纪要追究责任。

五、热情主动为领导和各处室服务，做好档案的开发利用工作。

六、接收或归还档案，要当面点清，检查有无缺页、破损、污染等情况，对破损的要及时进行修补及技术处理后才归卷入库。

七、变动保管期限，调整密级，销毁过期档案资料，都必须提出意见。经档案鉴定小组鉴定，报主管领导批准后实施。

八、档案的管理逐步采用先进的管理手段，提高科学管理水平。

九、对档案工作做出显著成绩得要给予表扬和奖励，对玩忽职守，违反有关规定造成损失者，视情节轻重给予惩处。

档案管理制度10

建立和健全安全生产档案制度是安全生产管理基础工作之一，也是检查考核落实安全生产责任制的资料依据，同时它为安全生产管理工作提供分析、研究资料，从而能够掌握安全动态，以便每个时期的安全生产工作进行目标管理，达到预测、预报、预防事故的目的，安全生产档案资料也是现代安全生产管理基础。为此，安全生产档案资料工作越来越引起重视，并对资料分类进行规范化、标准化的研究。我公司创建了安全生产管理基础档案资料，主要有以下几个方面的内容要求。

一、安全生产组织机构

公司成立安全生产领导小组及专职安全生产管理部门，安全生产领导小组领导成员要有具体分管安全生产的领导。以上组织机构都要用项目部内部的文件形式发布并存档案备案。

二、安全生产责任制度

安全生产领导小组根据国家和上级有关安全生产法规、指令和要求，结合公司的实际情况建立安全生产责任制。在建立健全安全生产责任制的基础上制定安全生产各项规章制度，同时根据本公司的从业情况，制定各工种的安全技术操作规程。

三、安全生产目标管理制度

制定安全生产管理目标。要将安全生产责任目标分解建立考核规定和考核办法。

四、安全生产考核制度

制定安全生产考核制度。安全生产考核制度要有安全生产技术措施，专业性较强的考核内容。安全生产规范流程的制订，操作船舶严格遵守规范流程执行。

五、安全生产检查制度

安全生产领导小组制定安全生产检查制度，检查要有记录。安全生产检查中发现的事故隐患要有整改通知书，整改完后要有检查记录。安全生产检查评分表格要归档。

六、安全生产宣传、教育培训制度

码头及办公等区域的安全生产宣传标牌、标志布置等，除有书面记载外，还采用摄影摄像进行记录归档。安全生产领导小组要制定安全生产教育制度，新员工入场前的三级安全教育、变换工种的安全教育、各工种工人的安全技术操作规程的培训、特种作业人员要经过培训取证、施工管理人员的定期安全技术培训、专职安全员的`专业培训与考核等，都要有书面记录归档。

七、班组安全生产活动制度

班组安全生产活动要有制度，班组安全生产活动要有针对性，每次活动要有记录。

八、安全生产奖罚制度

在执行各项安全生产制度中，经过检查评比，对于安全和工作做出了显著成绩的单位和个人，对排除安全隐患有功人员，要给予奖励和表彰。对于安全责任心差，平时不重视安全生产，甚至于造成生产安全事故的班组和个人，要进行处分和处罚。一切安全生产奖罚资料有要有资料归档。

九、工伤事故档案管理制度

凡发生工伤事故，要组织进行调查，写也调查报告，分析发生事故的原因，提出整改的措施，使施工人员受到教育，对责任者提出处理意见，按照“四不放过”的原则进行处理。凡发生工伤事故都要按规定进行报告，并建立工伤事故档案。

十、有关安全生产的文件和会议记录制度

收集齐全国家和上级有关安全生产、劳动保护方面的法律、法规、规范、标准、条例、制度及文件通知。各种有关安全生产的会议，都要有记录，会议记录都要整理归档。

十一、总、分包工程安全生产文件资料

总、分包工程，要有分包施工合同，合同条款要明确规定总、分包双方安全生产工作的责任。总、分包单位各自的生产经营范围和生产经营资质证件（可以留存复印件）。

十二、搞好安全生产管理资料的建档工作

首先要认真收集和积累资料，事前要有制度、有计划、有措施，过程中有检查、有记录、事后有资料；其次是要定期对资料进行整理和鉴定，保证资料的真实性、完整性和保存的价值性；其三是将资料分目、编号、装订归档。

档案管理制度11

第一条人事档案的内容。

员工人事档案是关于员工个人及有关方面历史情况的材料。其内容主要包括：

1、记载和叙述员工本人经历、基本情况、成长历史及思想发展变化进程的履历，自传材料；

2、员工以往工作或学习单位对员工本人优缺点进行的鉴别和评价，对其学历、专长、业务及有关能力的评定和考核材料；

3、对员工的有关历史问题进行审查、甄别与复查的人事材料；

4、记录关于员工在所工作或学习单位内加入党派组织的材料；

5、记载员工违反组织纪律或触犯国家法律而受到处分及受到各级各类表彰、奖励的人事材料。

第二条人事档案保密规定。

公司人事部对接收员工原单位转递而来的人事档案材料内容，一概不得加以删除或销毁，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。

第三条员工个人情况变更规定。

1、员工进入公司后，由员工本人填写《员工登记表》，其内容包括员工姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面目、文化程度、婚姻状况、家庭住址、联系电话、家庭情况、个人兴趣爱好、学历、工作经历、特长及专业技能、奖惩记录等项目。

2、项目内容如有变化，员工应以书面方式及时准确地向人事部报告，以便使员工个人档案内有关记录得以相应更正，确保人事部掌握正确无误的资料。

第四条员工人事档案的`使用。

员工人事档案为公司管理的决策部门提供各种人事方面的基本数据，并为人事统计分析提供资料。公司人事决策人员可以通过对有效数据的分析，了解公司人员结构的变动情况，为制定公司人力资源发展规划提供依据。公司要认真做好员工档案材料的收集、鉴别、整理、保管和利用，充分发挥员工档案材料的作用，为公司人力资源的规范化管理奠定扎实的基础。

档案管理制度12

第一章 总 则

第一条 为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，充分发挥档案在学校各项工作中的重要作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《高等学校档案管理办法》(教育部、档案局令第27号)等法律法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称的档案，是指学校在招生、教学、科研、党政管理以及其它各项活动中直接形成的对学生、教职工、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 档案是对学校发展历史过程的反映和记录，是学校的宝贵财富。学校所有单位和个人都应遵守有关法律法规，履行保护和移交档案的义务。

第四条 档案工作是学校重要的基础性工作，是学校管理水平的重要体现。校内各单位应重视档案工作，将其纳入自身发展规划和工作计划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围，保障档案工作依法有序开展。

第二章 管理体制及机构人员

第五条 学校档案工作由校长领导，其主要职责是：

(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

(二)将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

(三)建立健全与学校办学规模相适应的档案机构，落实人员编制、档案库房、开展档案资料征集、抢救保护、安全保密、数字化、现代化管理、提供利用、编纂、陈列展览及设备购置和维护方面所需设备及经费；

(四)研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

分管档案工作的校领导受校长委托具体负责档案工作。

第六条 学校成立档案工作委员会，负责审议、指导、监督落实全校档案工作相关事项。主任委员由校长担任。

第七条 学校档案馆是学校档案工作的职能管理部门，负责全校档案工作，校内各单位档案工作接受档案馆的业务指导、监督和检查。

第八条 学校档案馆的主要职责是：

(一)宣传、贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

(二)组织制订并实施学校档案工作有关规章制度和业务规范，对各单位档案工作进行指导、监督和检查；

(三)负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管、保护全校的各类档案及有关资料，做好档案安全保密工作；

(四)编制检索工具，编研、出版档案史料，积极开发档案信息资源；

(五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

(六)开展档案的开放和利用工作，为学校和社会服务；

(七)利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的校史校情教育、爱国主义教育等文化教育功能；

(八)开展学校档案工作人员的业务培训，建立和健全学校档案工作网络；

(九)开展档案学术研究和业务交流活动。

第九条 档案馆应配备政治素质可靠、年龄结构合理、数量足够的工作人员。档案工作人员应具备档案业务知识和相应的科学文化知识及现代化管理技能。新进档案馆工作人员应具有硕士研究生及以上学历。

第十条 档案馆专职档案工作人员，按照国家和学校有关政策实行专业技术职务聘任制或职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十一条 各单位应确定一名负责人分管本单位的档案工作，并配备专(兼)职档案工作人员，负责本单位档案的收集、整理和归档工作。

第十二条 专(兼)职档案工作人员应当遵纪守法，热爱档案事业，忠于职守，刻苦钻研业务，勇于创新，不断提高管理和服务水平。

第十三条 各单位档案工作的基本任务是：

(一)按照学校有关规定做好本单位文件材料的收集、保管、整理、分类、立卷(装盒)等工作；

(二)按归档范围、归档要求，将档案材料按时向档案馆移交；

(三)对按照规定不向档案馆移交或暂不移交的档案材料，应建立健全相应的科学管理制度，确保档案材料安全，并积极提供服务和利用；

(四)接受档案馆的业务指导、监督和检查，维护本单位档案、材料的完整与安全。

第十四条 学校按照有关法律法规，对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇及补助等其他有关待遇。

第三章 档案的管理

第十五条 学校档案由档案馆集中统一管理，各单位的档案材料应按照规定向档案馆移交，不得拒绝归档。

情况特殊的单位，经提出申请、档案工作委员会审议、学校批准后，可设立档案分室，负责本单位的档案收集、整理、保管和利用工作，业务上接受档案馆的指导、监督和检查。档案分室每年须向档案馆报送新增档案库存目录和统计年报表。

第十六条 教职员工个人在从事教学、科研、管理等职务活动中所形成的各种载体形式的文件材料，应当按照规定及时归档，不得据为己有。

对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料以及国内外与学校有关的其它具有保存价值的材料，档案馆可通过征集、代管、捐赠等方式进行收集。

第十七条 学校实行纸质档案材料和电子档案材料同步归档，归档范围包括：党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类、声像类、实物类、人物类、人事类。

归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带、实物等各种载体形式。

各类文件材料的具体归档范围，按《西南大学文件材料归档范围和档案保管期限表》(附件1)执行。

第十八条 学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。

各单位负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本单位的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料进行系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录、案卷封面，填写备考表，交本单位负责档案工作的人员检查合格并由主管领导审核签字后，移交学校档案馆。

第十九条 校内各单位立卷归档分工为：全校性、综合性的文件材料由党委办公室、校长办公室负责；其余门类文件材料由职能部门按职责分工负责。各课题组形成的文件材料交由科学技术处、社会科学处等项目管理单位审查并进行立卷归档。对于多部门合作完成的工作或项目，主办部门负责全套文件材料立卷归档，协作部门保存与自己承担任务有关的档案。

第二十条 学校与校外单位分工协作完成的项目，档案馆保存全套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件交学校档案馆保存。

第二十一条 归档的档案材料应质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。

已移交档案馆的档案材料，不得进行撤换、涂(更)改。

第二十二条 档案材料归档时间：

(一)各部门应当在次年6月底前归档；

(二)各学院(部、所、中心)等应当在次学年寒假前归档；

(三)科研类档案应当在项目完成后2个月内归档，基建类档案应当在项目完成后3个月内归档；

(四)其他归档要求按照各类档案工作规范(详见附件)执行。

第二十三条 档案馆根据《西南大学档案实体分类编号方案》(附件2)对馆藏档案进行分类、鉴定、编号和排列。

第二十四条 档案馆按照《西南大学文件材料归档范围和档案保管期限表》(附件1)确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册，报校长批准后，按规定予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十五条 档案馆应采取先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十六条 档案馆应建立和健全库房管理的规章制度，落实各种安全保护措施，确保档案安全。

第二十七条 档案馆应定期对所存档案和资料的保管情况进行检查，消除安全隐患。遇有特殊情况，应立即向校长报告，及时处理。

第二十八条 档案馆要不断改进和完善管理工作，加大力度推进档案信息化建设，并采取措施，确保数字化档案信息和电子档案(文件)的长期保存和利用，以增强档案实体(信息)的安全保障能力，提高档案信息资源共享及开发利用能力。

第二十九条 档案馆应建立档案统计制度，定期对档案的收集、整理、保管、利用和馆内各种数据情况进行统计；并按国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章 档案的开放、利用和公布

第三十条 档案馆应主动做好档案利用工作，按照规定向全校和社会开放档案，积极发挥档案的信息功能，提高档案利用率。开放和利用档案遵循如下原则：

(一)对于自形成之日起满30年的档案，除未解密或需要控制使用部分外，均应按国家规定，向全校和社会开放。对于其中涉及国家安全和学校重大利益的档案，须经档案工作委员会审议、校长批准后，方可分期分批开放。

(二)凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可利用已开放的档案。境外组织或个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

(三)查阅、摘录、复制未开放的档案，须经档案馆馆长批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的.档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。

(四)馆藏档案原则上不外借。特殊情况下须经所在单位领导同意、档案馆馆长批准后，方可外借。对借出档案，须按时归还。损坏或丢失档案者按《中华人民共和国档案法》及《档案管理违法违纪行为处分规定》(监察部、人社部、档案局令第30号)相关条款进行处理。

(五)档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，须经档案馆馆长批准。

加盖西南大学档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

(六)向档案馆移交、捐赠档案的单位和个人，对其档案享有优先使用权，无偿利用，并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应维护其合法权益。

(七)寄存档案归寄存者所有。档案馆如需向社会提供利用，应当征得寄存者同意。

第三十一条 档案馆按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其它任何组织或者个人无权公布学校档案。

第三十二条 学校馆藏档案属下列情况之一者不予开放和公布：

(一)涉及国家秘密的；

(二)涉及专利或技术秘密的；

(三)涉及个人隐私的；

(四)档案形成单位规定限制利用的。

第三十三条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。档案馆应设立专门的阅览室，提供必要的检索工具，为档案利用创造便利条件。用于公益目的的档案利用，档案馆不收取费用；用于个人或商业目的的，按照有关规定合理收费。

第三十四条 档案馆应积极开展档案编研工作。出版档案史料和公布档案，须经档案工作委员会同意，并报请校长批准。

第三十五条 档案馆应采取多种形式(如举办档案展览、陈列，建设档案网站等)，积极开展档案宣传工作；条件具备时，应在相关专业的高年级学生中开设有关档案管理的选修课。

第五章 条件保障

第三十六条　学校将档案工作所需经费列入预算，保证档案工作需要。

第三十七条　学校为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)的要求及时进行改扩建或者新建。

存放涉密档案应当设有专门库房。

存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物、防磁等必要设施。

第三十八条　学校将数字档案馆建设纳入数字校园整体建设规划，为档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第六章 考核、奖励与处罚

第三十九条 学校建立档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作。学校定期召开档案工作会议，评选档案工作先进集体和个人。

第四十条 学校对在档案工作中作出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

(一)在档案的收集、整理、提供利用工作中作出显著成绩的；

(二)在档案的保护和现代化管理工作中作出显著成绩的；

(三)在档案学研究及档案史料研究工作中作出重要贡献的；

(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给档案馆的；

(五)同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第四十一条 有下列行为之一的，学校应对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

(一)玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

(二)违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

(三)涂改、伪造档案的；

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的；

(五)不按有关范围、时间等规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

(六)其他违反档案法律法规的行为。

第七章 附 则

第四十二条 本办法由档案馆负责解释。

第四十三条 本办法即日起施行。

聪明在于勤奋，天才在于积累。

档案管理制度13

为加强事业单位登记档案管理工作，促进档案管理的规范化和标准化，根据《中华人民共和国档案法》和《事业单位登记管理暂行条例》的有关规定，特制定本制度：

1、档案室实行专人、专柜、专室、集中统一管理，切实做好防火、防盗、防蛀、防鼠咬、防烂、防潮、防尘、防光工作。

2、事业单位登记管理人员在档案的收集、整理、保管、统计、利用及信息开发与管理，应建立档案数据库，做到帐目与实物相符。

3、档案载体与书写材料应符合耐久性要求和有关技术标准，严禁使用纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔、铅笔书写材料、数据填写一律用阿拉伯数字书写，字迹工整，不得潦草。

4、事业单位登记管理的设立（备案）、变更、注销（备案）登记、年检等文件材料应收集及时、整理、归档，不得遗漏、丢失。

5、按照档案管理规范化要求，资料存放整齐、编排有序、内容数据填写准确规范。

6、档案区分全宗，按类别一一登记，分类整理成相对独立的.保管单位，严禁将两个或两个以上单位的登记管理档案的文件材料合并为一盒。

7、外来人员查阅档案应严格执行《保密法》和有关保密规定，并履行登记手续，严禁对档案勾划、涂改、标记号、折叠、抽取、污损、添加内容等。

8、档案因管理不善造成档案损坏和遗失的，按有关规定，追究当事人责任。

档案管理制度14

第一章总则

第一条为了加强各级党和国家机关、人民团体（以下统称机关）档案工作，推进机关档案科学、规范管理，丰富国家档案资源，为各项工作提供有效服务，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》等法律法规，制定本规定。

第二条本规定所称的机关档案，是指机关在公务活动中形成的，对国家和社会有查考、利用和保存价值的各种形式、各种载体的历史记录。

第三条机关档案工作是档案工作开展的基础，是国家档案事业的重要组成部分。机关档案工作是机关不可缺少的基础性工作，是推进依法行政、促进科学决策、提高治理水平的必要条件，是保护单位和个人合法权益、维护机关历史真实面貌的一项重要工作。

第四条机关档案工作实行统一领导、分级管理。国家档案行政管理部门负责全国机关档案工作的统筹规划、组织协调、统一制度，负责中央和国家机关档案工作的监督、指导和检查。地方档案行政管理部门在上级档案行政管理部门指导下，负责本行政区域内机关档案工作的统筹协调、制度建设，负责本行政区域内机关档案工作的监督、指导和检查。档案行政管理部门履行检查职责时，以进入相关场所检查，询问有关人员，查阅、复制有关档案资料等方式开展。中央、地方专业主管机关应当根据本专业的管理体制，在档案行政管理部门指导下对本系统和直属单位的档案工作进行监督、指导。中央、地方专业主管机关进行监督、指导时，应当遵循统一领导、分级管理原则。

第五条机关的全部档案应当集中、统一管理。机关档案管理应当维护档案的真实、完整、可用和安全，便于检索、利用和开发。

第六条机关应当加强对档案工作的组织领导，将档案工作纳入整体规划、和考核体系，与业务工作同步部署、同步实施、同步发展。档案工作所需的基础设施配备和维护经费，档案日常管理工作经费，档案信息化建设经费，档案宣传、培训等其他经费应当列入机关年度财政预算。

第二章机构和人员

第七条机关应当建立由分管档案工作的单位负责人、办公厅（室）（或承担该职能的其他综合办事机构，下同）及相关部门负责人组成的档案工作协调机制，协调处理本机关、本系统档案工作重大事务和重要事项。

第八条机关应当按规定设立档案工作机构。不具备档案工作机构设立条件的机关，应当指定档案工作负责部门。档案工作负责部门的名称应当反映档案工作属性。经同级档案行政管理部门同意，办公地点相对集中且条件成熟的县级或形成档案数量较少的多个机关可以成立联合档案工作机构，对相应机关的档案进行集中管理。

第九条机关档案工作机构或档案工作负责部门（以下简称机关档案部门）应当配备与工作量相匹配的专职档案工作人员，具体承担机关档案业务工作。机关文书或业务部门应当指定人员，承担相应部门文件材料的收集、整理和归档工作。机关应当建立以机关档案部门为中心，由相关人员组成的机关档案工作网络。县级或形成档案数量较少的机关可以综合考虑工作量等情况，配备适当数量的专（兼）职档案工作人员。

第十条机关档案工作的基本任务是：

（一）贯彻执行档案工作的法律法规和方针政策，建立健全档案工作，并将规范本单位、本系统档案管理的基本制度报档案行政管理部门备案；

（二）制定并组织实施档案工作发展规划或计划；

（三）对机关各种文件材料的形成、积累和归档工作进行监督和指导，对所属机构的档案工作进行监督和指导；

（四）负责管理机关的.全部档案并提供利用，协助做好机关政府信息公开工作；

（五）负责机关档案信息化工作并统筹机关及所属机构档案信息一体化工作，推动传统载体档案数字化和电子文件、电子档案规范管理；

（六）接受档案行政管理部门监督、指导和检查，执行年度制度，定期向同级国家综合档案馆移交档案；

（七）负责组织档案业务交流和档案工作人员培训，开展档案宣传、活动；

（八）对档案工作中取得突出成绩的部门或个人，向机关提出表彰奖励建议；对违反档案管理要求的部门或个人，向机关提出处理建议。

第十一条机关通过政府购买服务方式辅助实现档案工作基本任务的，应当严格限定社会化服务范围，严格审核服务供方的信息安全保障能力和业务资质，并接受档案行政管理部门监督、指导和检查。机关档案业务社会化服务限于档案整理、传统载体档案数字化、纸质档案数字复制件全文识别、电子档案管理技术支持等辅助性工作。社会化服务应当符合《档案服务外包工作规范》（DA/T68）规定。

第十二条档案工作人员应当为机关正式在编人员，且政治可靠、遵纪守法、忠于职守，具备胜任岗位要求的工作能力。档案工作人员应当熟悉机关工作，具备档案管理、信息管理等相关知识背景，并定期参加业务培训。不具备前述知识背景的档案工作人员，应当经过相关专业知识和技能培训。

第十三条档案工作人员调离岗位或退休的，应当在离岗前办好交接手续。涉密档案工作人员的调离应当按照国家有关保密法律法规执行。

第三章基础设施

第十四条机关应当分别设置档案办公用房、整理用房、阅览用房和档案库房，并根据工作需要设置展览用房、档案数字化用房、服务器机房等。档案库房应当根据载体类型分别设置，不具备条件的应当根据载体类型分区设置。县级或形成档案数量较少的机关设置库房以外其他档案用房时，可以按照办公、整理、阅览等基本功能分区设置。

第十五条档案办公用房面积按照《党政机关办公用房建设标准》执行。阅览用房面积应当满足不同类型档案阅览需求，适应涉密档案与非涉密档案分区阅览的需要。档案库房面积应当满足机关档案法定存放年限需要，使用面积按（档案存量年增长量×存放年限）×60m/万卷（或10万件）测算。档案数量少于2500卷（或25000件）的，档案库房面积按15m测算。整理用房、展览用房、档案数字化用房、服务器机房等用房面积应当满足业务开展需要。

第十六条档案用房宜集中布置，自成一区。档案办公用房选址应当便于档案库房管理。档案库房选址应当防潮、防火、避免阳光直射，利于档案保护。档案库房不应设置在地下或顶层，地处湿润地区的还不宜设置在首层。档案库房不得毗邻水房、卫生间、食堂（厨房）、变配电室、车库等可能危及档案安全的用房。

第十七条档案办公用房建筑设计应当符合《办公建筑设计规范》（JGJ67）规定，整理用房、阅览用房建筑设计应当符合《档案馆建筑设计规范》（JGJ25）规定。档案库房内不得设置其他用房和明火设施，不应设置除消防以外的给水点，其他给水排水管道不应穿越库房。档案库房的装具布置、门窗设置应当符合《档案馆建筑设计规范》（JGJ25）规定。

第十八条档案库房应当根据需要配备符合国家规定的密闭五节柜、密集架、光盘柜、底图柜等档案装具，不得采用木质柜、玻璃门柜等装具。档案整理台、档案梯、移动置物架、档案盒、装订用品等配备应当满足工作需要。档案库房配备的档案装具应当与档案库房楼面均布活荷载标准值相匹配。库房采用密集架的，楼面均布活荷载标准值不应小于8kN/m或按档案装载情况相应增加。

第十九条档案库房应当配备温湿度监测调控系统，安装漏水报警设备。档案库房不得使用电阻丝加热、电热油汀及以水、汽为热媒的采暖系统。保存重要档案或具备条件的，应当安装恒温恒湿设备，必要时可配备通风换气、空气净化设备。

第二十条档案库房应当配备消防系统。根据档案重要程度和载体类型的不同，可以选择采用洁净气体、惰性气体或高压细水雾灭火设备。档案库房应当安装甲级防火门，配备火灾自动报警设备。

第二十一条档案库房应当安装全封闭防盗门窗、遮光阻燃窗帘、防护栏等防护设施，可以选择设置智能门禁识别、红外报警、视频监控、出入口控制、电子巡查等安全防范系统。整理用房、阅览用房、档案数字化用房应当设置视频监控设备。

第二十二条机关应当按照档案信息化要求，建设或配备能够满足库房现代化管理、档案数字化、电子文件及电子档案管理需求的基础设施设备。智能库房管理基础设施设备应当满足温湿度调控、漏水监测、消防报警、安全防范、视频监控等系统集成管理以及其他智能管理需要。档案数字化、电子文件及电子档案管理基础设施设备应当符合本规定第五章要求。县级或形成档案数量较少的机关按照本规定第十九条至第二十二条配备基础设施设备的，应当满足温湿度调控、消防、安防和信息化工作的基本需求。

档案管理制度15

校舍档案是维护学校权益，查勘维修房屋，合理使用校舍，反映学校建设历史的重要资料。为了加强校舍档案管理，更好地为学校教育教学工作服务，根据上级有关规定，特制定本制度：

一、档案的收集

要充分认识校舍档案收集的意义，在思想上重视采取多种方法、途径加以收集，档案的收集方法主要做好立卷归档和日常收集两方面工作。

1、收集之前要明确归档范围、时间、要求。

2、应有积极态度和主动精神，不能坐门等客。

3、一式二份，正本放教育委员会，副本存学校。

4、当撤销学校的校舍档案，应全部移交给市教育委员会。

二、校舍档案管理

1、边鉴定边整理，按要求进行分类、组卷，文件排列、案卷的装订，案卷的排列，案卷目录的编制等工作。

2、严格遵守档案整理工作原则。最大限度地保持文件之间的.历史联系，利用原有基础，便于保管和利用。

3、档案整理要充分利用原有的基础。

4、档案的整理必须便于保管和利用。

三、档案的保管

按要求设立库房，库房的要求达到“十防”，按要求设置保管设备，材料要达到防光、防尘及有害气体对档案的直接危害。档案的存放要符合要求。案卷和目录一致，移出档案要说明原因、移往何处、时间、数量、名称。

四、档案的移交

交接双方必须根据案卷目录清点核对，并在交接收据上签名盖章，其收据一式三份，交接双方各一份，会计一份。

五、查阅和借阅

1、首先办理查阅或借阅手续，外单位查阅或借阅须持介绍信和领导批准手续。

2、查阅或借阅，只允许在档案室进行。

3、查阅或借阅不允许折叠、涂改、转让他人阅览、缺页等，严守保密规定，归还时清点清楚。

4、查阅或借阅时，严禁吸烟、桌上放水杯、量水瓶等，以防污染档案。

六、档案保密

档案室必须有安全保证，措施到位，查阅、借阅必须在档案室内查阅。阅后不能乱说，阅览时不能随便翻阅和抄录。对无用的材料登记造册，经领导审批后，二人以上人员监销。

七、清销

1、清销之前，首先由管理员定期和不定期对档案进行统计，如发现确实因污染、损坏等原因造成无使用保留价值，经鉴定小组的鉴定同意后方可清销。

2、清销应有二人以上人员监销，以防失泄机密。

3、要遵守保密规定，坚持杜绝任意和自销毁文件或卖给废物收购站。

档案管理制度16

一、目的

加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

二、适用范围

1、公司内部经营形成的各种资料。

2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。

三、术语和定义

1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。

四、职责

1、行政部：

1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；

2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；

3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；

4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作；

5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；

6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

2、其他各部门相关人员：

1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政部；

2）向行政部移交合同或文件资料原件或复印件；

3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；

4）财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；

3、各部门档案主管人员

负责部门档案的管理。

4、各部门负责人

1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置；

2）负责对本部门档案管理的监督检查。

5、各公司总监/副总

负责对档案管理监督检查报告的审批。

五、工作程序

1、档案资料的收集

1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。

2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》，每季度向行政部移交。

a）归档范围及移交时间：每季度结束后次月10日前。

b）档案资料的标识行政部及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见《公司档案管理规定》。

c）档案资料的日常管理：

⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存；

⑵文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用；

⑶文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件档案柜中。

d）档案借阅

⑴借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；确因工作需要将档案带出公司的必须经部门主管、副总经理和行政部批准，且只带复印机，不带原件；

⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的`档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；

⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；

⑷借档人必须爱护档案，严禁擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏行为，如发现一次罚款200—2000元不等的罚款。情节严重者，按《档案法》和《保密法》给予行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。

⑸非本公司职工或单位需查阅档案时，必须持单位介绍信或本人身份证复印件，经本公司高管领导批准后，方能在阅览室阅览，不可将档案带出档案室。

e）档案销毁

⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。

⑵执行销毁任务时，必须由行政部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和部门经理、部门分管和总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。

2、档案管理细则

档案资料的归档范围

⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；

⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；

⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；

⑷公司领导的批示、指示等；

⑸重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；

⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；

⑺公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；

⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；

⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；

⑽本公司发布的各类广告、宣传材料；

⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；

⑿外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；

⒀财务档案资料；

⒁各种实物档案；

⒂其他具有利用和保存价值的文件资料。

3、档案资料的归档要求

⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。

⑵一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政部以影印本归档。

⑶声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。

⑷电子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。

⑸各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。

4、档案资料的归档时间

⑴即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：

a）公司规定的密级文件；

b）重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；

c）合同、协议书等正本及过程资料；

d）公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；

e）其他认为需要即时归档的资料。

⑵定期归档

a）部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政部；

b）部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政部；

⑶电子声像档案的归档

a）重要电子声像档案应实时进行、随办随归。

b）一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。

c）每年3月底前必须向行政部移交上一年度的所有归档电子文件数据集，行政部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。

5、档案交接

部门内档案交接部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政部见证。

6、档案移交公司的流程

a）移交前，应对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边，对大小不一、长短不齐的文件折叠理齐。

b）采用碳素墨水钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔填写，要求字迹工整、清楚、准确。

c）结合文书材料的形成时间、彼此联系进行排列。批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；结论在前，依据在后。

d）经办部门检查文件或档案，编制移交清单；

e）行政部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；

f）档案完整、齐全且符合公司要求，移交纸质移交清单及电子档移交清单，确认无疑后双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份；

7、档案保管

档案编号

a）档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。

b）档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

c）档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。

d）档案分类及编号的增补、修订等由行政部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。

e）建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。

8、附则：本办法由公司行政部制定并负责解释。

档案管理制度17

第一章总则

第一条为规范企业境外档案管理，维护国家利益和企业合法杈益，满足境外资产监管需要，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律法规，制定本办法。

第二条本办法适用于中华人民共和国境内企业作为投资主体或母公司在境外设立的全资企业、控股企业、项目部、办事机构等（以下统称境外单位）的档案工作。

第三条本办法所称的境外档案是指境外单位在研发、生产、经营、管理或项目合作等活动中形成的，具有保存价值的各种形式的文件材料。

第四条境外档案工作应当在遵循所在国家或地区法律法规的基础上，本着有利于维护国家利益和企业合法权益、有利于工作、有利于、有利于应对突发事件的原则，以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理，确保境外档案完整、准确、有效、系统和安全。

第五条投资主体或母公司在设立境外单位时应当在公司章程或协议中明确档案归属、流向、使用、移交等事项，确保中方权益。

第二章管理职责与人员

第六条各级档案行政管理部门根据职责负责境外档案工作的`监督、指导；外交部和我驻外使领馆按照工作职责，结合实际情况，为境外档案的应急管理提供必要协助；国家商务主管部门、发展改革部门、国有资产监督管理部门应当将境外档案工作纳入境外投资、资产、合作项目管理内容；海关为境外档案出入境提供通关便利，境外档案出入境制度由国家档案局会同海关总署共同制定并实施。

第七条投资主体或母公司负责本企业境外单位档案工作监督、指导。

第八条境外档案工作应当有明确的分管领导、归口管理部门、专职档案人员。

第九条境外档案工作主要内容：

（一）编制档案工作发展规划和年度工作计划；

（二）制定文件材料归档和档案管理工作制度；

（三）指导文件材料形成、积累、整理和归档工作；

（四）负责档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用和信息化等工作；

（五）组织档案宣传、培训、研究和业务交流工作；

（六）负责境外档案移交工作。

第十条境外档案管理人员应当具备相应的档案专业知识和技能，定期接受档案业务培训；一般选用中方员工。

第十一条境外单位工作人员有保护境外档案的责任和义务。岗位变动时，应当及时办理文件材料移交手续，并清退借阅未还的档案。

第三章文件材料的形成与归档

第十二条境外单位文件材料形成、积累、整理和移交工作应当纳入业务工作流程，纳入业务工作或项目计划，纳入业务部门职责范围和业务人员岗位责任制，纳入考核体系和奖惩制度。

第十三条境外文件材料归档范围和保管期限表依据所在国家、地区及中华人民共和国法律法规，结合境外业务实际制定，并报投资主体或母公司审批。资本结构或主营业务发生较大变化的，应当及时修订完善。

第十四条境外文件材料应当按照归档范围及时收集整理，按规定期限向档案部门移交进行集中管理。任何个人不得将应归档的文件材料据为己有或拒绝归档。

第十五条归档文件材料应当符合如下要求：

（一）归档文件材料形成符合有关技术标准，完整、准确、系统，使用耐久、可靠的记录载体和记录方式

（二）归档文件材料为原件；因故无原件的，将具有凭证作用的复制件归档并作出说明。

（三）电子文件与其元数据一并归档，文件格式符合电子文件归档和电子档案管理有关要求。

（四）非纸质文件与其文字说明一并归档；外文文件材料若有中文译文的，应当一并归档；没有中文译文的，译出标题和目录后归档。

（五）归档文件材料一般一式一份；重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。

第十六条管理、建设项目、设备仪器、科研开发、产品及业务、会计、人事等各类文件材料，参照国内同类文件材料的归档时间并结合境外业务实际定期归挡。归档文件目录在归档完成后1个月内报投资主体或母公司备案。

第十七条境外单位业务信息系统应当具备电子文件归档管理功能，符合电子档案管理要求。

档案管理制度18

为不断加强学校档案的保管、保密和利用工作，根据依法治档的原则，特制订如下制度：

一、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》，以及其它有关档案工作的规定。

二、凡已入档的各类档案，须经统一分类登记、编目、科学管理，妥善存放，并制订案卷目录等索引查询工具。

三、设立档案库，配置专业存档箱柜，切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防虫等安全防范工作，定期检查保管情况，确保档案安全，做到无丢失、无霉变、无虫蛀、无差错。

四、对已过保管期限，需销毁的.档案材料，要清理造册，报校领导批准。

五、档案责任人应严格遵守国家工作人员保密守则，非档案工作人员未经许可，不得擅自进入档案室。

六、属保密范畴内的档案，利用者须报经校领导同意后方可查阅，查阅档案时与利用目的无关的章节，请勿翻阅或摘录。

七、凡有需查阅档案者，查阅时不得把案卷拆散、涂改、损毁或转让他人。

八、利用者如须摘录、复印有关档案，一般的经档案员同意，重要的机密档案须经校领导批准后方可摘录。

九、外来人员需利用本单位档案的，需持单位介绍信，并注明利用目的，经校领导同意，方能查阅。

十、做好档案利用记录工作，档案员有权向利用者收集利用效果；利用者有义务向档案室反馈利用效果。

十一、档案工作人员对档案材料要定期全面检查，发现问题应及时改进。

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档案管理制度19

一、档案制度

1、严守党和国家有关工作规定，杜绝以各种形式泄露档案材料中有关的内容。

2、各类档案材料必须指定政治上可靠，工作责任心强的专（兼）职人员进行集中管理。

3、严禁私自将档案资料带出档案室，需的档案资料的借阅，必须履行审批手续。

4、经批准销毁的档案材料和不需要归档的材料，应指定专人进行销毁，不得当废纸处理。

5、档案工作人员要严守工作岗位，坚持下班、外出时认真清理、存放好档案和关窗、落锁制度。

6、档案人员一旦发现档案材料有丢失情况时，要及时向有关领导和部门报告，采取措施进行查找，并追查责任。

二、立卷归档制度

1、凡学校工作中形成的具有保存价值的文件材料，均由各部门进行收集、整理、立卷、归档，并按有关规定向档案室移交，任何部门和个人不得占为己有或擅自处理。

2、学校档案室的归档时间：文书、会计档案材料每年五月份进行立卷归档；教学、学籍档案材料每学年结束后立卷归档。科技档案、基建、科研档案和设备、仪器档案材料均在工作结束后和设备、仪器安装试用后立卷归档。

3、学校档案分为永久、30年、10年三个保管期限。

4、卷内文件应齐全完整。收文应有正文、附件、办理结果；发文应有定稿、印本、附件；来往文书应有请示、批复；处分材料应有综合、旁证、个人交待和处分结果。

5、卷内文件排列要正文在前，附件在后；印本在前、底稿在后；批复在前，请求在后。各类案卷均要填写卷内目录。卷内文件要编写张次号。归档的文件材料要字迹清楚，纸质优良、签署完备。不准用铅笔、园珠笔和复写纸书写，并拆除卷内金属物。

6、案卷装订要整齐美观。标题一般应有作者、问题、名称，能反映卷内文件内容，政治上无误，文词上简明确切。封面填写要字迹工整清洁。

7、文件材料归档后，档案人员应本着便于保管、方便利用的原则对案卷进行必要的加工整理、编目、登记和统记，做到排列有序，并按年代和保管期限编号。

8、归档文件目录分保管期限装订并编制目录。

三、档案保管制度

1、档案库房需保持适宜温湿度，适时通风降温。

2、档案库房须安装防盗门，防盗窗和双保险锁，库房照明必须使用白炽灯。

3、严禁在库房吸烟，严禁存放易燃易爆物品用其他物品。对库内照明线路要定期检查，发现问题，及时抢修，防止短路引起火灾。

4、做好防火、防盗、防虫蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。

5、要坚持定期对档案资料进行检查、清理、核对工作，如发现问题，立即向领导报告，对破损或褪变档案应及时进行抢救处理。

6、档案库房要经常打扫，保持清洁，严禁将有害物质带入库房。

7、档案室管理人员进出档案室应随手关门，非档案管理人员未经许可不得随意入内。

四、档案查阅制度

1、积极开展档案的利用工作，改善服务态度，提高服务质量，满足各方面的查档需求，充分发挥档案在社会主义两个文明建设中的作用。

2、档案人员要熟悉家底，了解需求，掌握规律，做到主动、及时、准确提供利用。

3、本单位工作人员查阅其所属业务档案，需经办理登记手续后，方可查阅并有责任及时将查阅档案利用效果反馈给档案室。

4、凡外单位查档者必须持有该单位的'介绍信，注明查档内容和用途，履行登记手续，经有关领导同意的方可查阅。

5、档案一般不许外借，确因工作需要经有关领导同意，办理借阅手续，方可借出。但必须按期归还。如超过规定时间还需借用，应办理续借手续。

6、凡查、借阅者对所查借阅的档案材料，应确保安全、完整，不得撕毁、拆卷、划线、打圈、涂改、剪页、水湿、烟烧，以保证档案的完好无损。

7、利用者必须遵守规则，所查、借阅的档案材料，未经有关领导同意，不准复制、拍照和对外公布。凡摘抄的有关档案材料，用后一律交档案室保存。

8、借阅归还档案时，档案管理人员必须当面清点。

9、如遇借阅人员将档案丢失，应及时报告档案室，写出书面材料，利于采取补救措施。

五、学校档案的鉴定、销毁和移交制度

1、学校档案室应按上级教育行政部门和档案管理部门关于档案鉴定的规定，认真做好档案的鉴定工作。

2、失去保存价值的档案，可提出销毁意见，并填写销毁清册，报学校领导和上一级档案管理部门审批后方可销毁。

3、销毁时应指定二人监销，并在销毁清册上签字，方可执行销毁。

4、档案专（兼）职人员因工作变动，需办移交手续时，应将全部档案材料清点后，交予新的负责档案工作的专（兼）职人员。

5、交接档案材料必须严格履行手续，有关人员签字，并注明交接时间，案卷数目等，以备查考。

档案管理制度20

为明确管理责任，规范管理行为，确保各类档案资料及时归档、完整保存并得到有效利用，特制定本制度。

一、档案管理原则

公司档案实行由公司综合管理部集中统一管理与部分专用性档案分散管理相结合的原则。

二、组织

公司综合管理部设专门的档案室并配备专人管理档案，各部门明确由专人兼管档案工作。

三、档案管理部门的工作职责

（一）综合管理部负责制订公司档案管理制度、保管档案、建设档案管理系统。

（二）财务部自行做好日常档案的收集、整理和保管等工作，综合管理部给予配合。

（三）其他部门由部门档案专人对档案进行收集、整理，并交至综合管理部档案管理员立卷归档。

四、档案管理人员职责

（一）负责收集、整理、分类、鉴定、保管各类档案，做到收集齐全、整理科学、鉴定正确和保证质量，并按时接收和移交档案。

（二）凡本公司印发出的公文（含定稿和正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由综合管理部统一收集管理。

（三）做到忠于职守，遵守纪律，严格按照有关法律和公司制度办事。

五、归档公司档案室资料

（一）上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料；

（二）本公司的请示与上级机关的批复；

（三）本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书；

（四）本公司反映主要职能活动的报告、总结；

（五）本公司制订的计划、方案、统计、财务、工作总结；

（六）综治工作材料；

（七）本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；

（八）本公公司各种证照及所获各种荣誉、奖励资料；

（九）本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料；

（十）具有保存价值的电子文本、图片、音像、影像资料；

（十一）会计凭证，会计活动帐薄和会计报表等会计核算专业材料，它是记录和反映经济业务活动的重要史料和证据。

六、档案的收集与归档

（一）承办部门或主办人应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门档案管理员归卷。

（二）凡是直接记述和反映公司、部门活动的，具有现实的和长远查考价值的文件材料（文字、电子文件、图样、照片、实物等），均须归档保存。

（三）管理性档案在分类立卷时应做到：分年度、分类别、分级别。党政文件要分别组卷，密级文件要单独立卷。组卷时按内部特征为主的六个特征进行组卷，尽量把永久、长期、短期三种保管期限文件材料分开组卷。

（四）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。

（五）综合管理部定期对各部门文件材料的归档工作进行检查。

（六）各部门在次年三月向档案部门移交管理性档案，需付卷内目录，移交目录一式二份，交接双方清点核对，并履行签字手续。

七、档案的保管

（一）公司（或部门）管理的档案应有专柜保存，确保完好不丢失。

（二）做好电子档案、底片、录音录像带等特殊载体档案的保管工作。

（三）档案工作人员应确保档案的质量，对破损和变质档案，及时采取措施，进行修补和复制。

（四）公司综合管理部不定期检查各档案管理情况，发现问题及时组织整改。

（五）每年对档案进行一次清理，清除不必要保存的材料以及对破损和褪色的材料进行修补和复制。

八、档案的借阅

必须严格执行保密制度，填写查借阅档案登记表，如期归还，归还时验收注销。凡利用者都应按规定办理借阅手续。查阅机密以上级档案，需经公司（部门）负责人批准，原则上不外借，确因工作需要，应当天归还。

（一）档案借阅限一周内归还，特殊情况需延期的，须办理续借手续；

（二）借出和归还档案时，应办理清点手续，由综合管理部档案管理人员与借阅者当面核对清楚；

（三）档案如有丢失、损坏或泄密，须立即追究当事者责任；

（四）调走、辞退人员，必须清理移交档案文件后方可办理离职手续；

（五）原则上不对外借阅档案，外单位需查阅档案资料者，须经总经理批准，并办理登记手续后，方可借阅；

（六）归还档案时应保证档案材料的清洁、完整、安全，不得丢失、随意折叠、拆散、剪裁或擅自销毁，严禁对档案随意更改、涂写；

（七）传真件需存档时，应将复印件连同原件一起存档，以防原件字迹消失；

（八）未经公司董事长授权，任何部门或个人无权公开档案。

九、档案室保密制度

（一）档案工作人员必须严格按照档案工作各项规章制度办事。

（二）凡使用保密档案资料人员必须严格遵守有关保密规定。

（三）凡借阅“绝密”“机密”级档案资料应经分管领导审批，报总经理批准后，方可借出。

（四）外单位查阅、借阅密级档案，须经综合管理部主管领导审批，报分管领导批准，方可提供。

（五）秘密档案不得私自存放，赠送并转借他人，个人外出携带机密级以上档案应妥善保管，若泄密要追究泄密者责任。

（六）档案管理人员应严格遵守保密制度，不得在公开场所谈论保密档案内容，不得将保密档案带出室外和借给他人。

十、档案的鉴定与销毁

鉴定档案保存价值，确定保管期限及销毁档案，严格按照国家有关规定并结合公司实际情况进行。公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。确定保管期限的.原则是：

（一）反映公司主要职能和重要经营管理活动的，具有长远利用价值的档案定为永久保存；

（二）反映公司一般经营活动，具有较长时间利用价值的档案定为长期保存，其期限为16—50年；

（三）对公司在一定时期内有参考利用价值的档案，定为短期保存，其期限为15年以内。

（四）档案的鉴定由综合管理部主管、各部门指定档案管理人员和综合管理部档案管理人员合作完成，并采取对每份档案直接鉴定的办法。鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门和人员修改、补充。

（五）经过一定时间后确无保存价值的档案，或者原有情况已发生完全改变，其档案失去保存意义的，经档案人员或原经办人员提出，本公司综合管理部和部门审查同意，公司总经理批准，方可销毁。

（六）经批准销毁的档案，档案人员必须列出清单，销毁档案的批准人、监销人都要在销毁档案清册上签字。

十一、本管理制度最终解释权归综合管理部。

十二、本管理制度自发布之日起实施。

档案管理制度21

1、加强档案的治理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，居民健康档案管理制度。健康档案要采用统一表格，在内容上要具备完整性、逻辑性、正确性、严厉性和规范化。

2、建立专人、专室、专柜保存居民健康档案，居民健康档案管理人员应严格遵守保密纪律，确保居民健康档案安全。居民健康档案要按编号顺序摆放，指定专人保管，转诊、借用必须登记，用后及时收回放于原处，逐步实现档案微机化管理。

3、为保证居民的隐私权，未经准许不得随意查阅和外借。在病人转诊时，只写转诊单，提供有关数据资料，只有在十分必要时，才把原始的健康档案转交给会诊医生。

4、健康档案要求定期整理，动态管理，不得有死档、空档出现，要科学地运用健康档案，每月进行一次更新、增补内容及档案分析，对辖区卫生状况进行全面评估，并总结报告保存。

5、居民健康档案存放处要做到

6、达到保管期限的居民健康档案，销毁时应严格执行相关程序和办法，禁止擅自销毁。

居民健康档案建档制度

一、居民建档率要符合卫生局的要求。设立健康档案资料室，以户为单位，一人一档的准则为家庭和居民建立健康档案。

二、健康档案要集中档案室保管，按行政村名和编号顺序存放，档案专柜存放，保持整齐、美观和规范有序，逐渐实行计算机化管理。

三、居民健康档案应由全科医师负责填写，责任医生要对健康档案进行按照65岁以老人、儿童、孕产妇、慢性病人及重性精神病人等进行分类专册登记，档案盒要设目录和分类信息登记。

四、定期开展随访工作，按疾病分期随访病人，结合参加合作医疗农村居民和育龄已婚妇女每年一次的健康体检，以及儿童防备接种和体检、孕产妇系统管理和常见妇女病检查、临床诊断治疗、职业体检和健康随访服务等资料内容，及时记录在健康档案中，对体检和随访发现的健康问题，进行有针对性的以健康教育为重点的健康干预。

五、资料管理人员及责任医师，应及时登记已经获取的各种信息，并进行分析统计，及时反馈。

居民健康档案信息管理制度

一、加强信息化建设。及时准确收集、整理、统计、分析管理相关信息，鼓励利用计算机管理健康档案。

二、公共卫生科信息员每个月定期向上级主管部门报告新增建档花名册、报表及其他相关资料。按要求上报的各种统计数据和信息，不得拒报、迟报、虚报、瞒报、伪造或篡改。

三、建立健全居民健康档案信息登记、统计制度，做好统计汇编，遵守各种信息资料的保密制度。计算机化健康档案，要在技术上加强用户权限和密码管理设计，使所有操作和使用者在获得认可后，才能登陆。

四、根据统计指标，定期分析工作效率、工作质量，及时总结经验、发现问题、改进工作。

五、逐步健全网络信息系统，做好数据录入及整理工作。

六、严格执行计算机操作规范，定期对计算机进行保养、维护及数据备份。

建立居民健康档案岗位责任制度

一、负责健康档案文本保管，资料微机输入，保持微机内的记录与文本记录一致，并做到同步更新及动态变更，管理有序。

二、居民健康档案由医院保管，应保证居民信息资料的完整性与可利用性。

三、非档案资料管理人员，不得随意翻阅已经建好的各种档案资料。未经档案资料管理人员同意，任何人不得调出、转借各种档案资料。凡非本人管辖区居民的诊疗情况应及时反馈给辖区责任医生，以便纳入该居民本人的健康档案；凡居民因大病转上级医院住院时应随带健康档案，出院后继承交由社区责任医生保管并及时将本次住院概况记入档案。

四、责任医生是辖区内居民健康档案建档的第一责任人。对填写健康档案的责任医生应进行培训。按统一的规范来描述记录，内容要真实可靠；符合逻辑，不得随意涂改。如有改动，责任医生必须签字，以示负责。做到字迹清晰，格式规范统一。

五、对各科室（站）查阅、使用电子版健康档案设置不同层级的使用权限，保证信息安全。调阅或更新档案必须有登记。

六、纯熟运用各种卫生服务管理软件，保证信息渠道通畅，每月有资料汇总、统计、分析，主要数据上墙。做好信息的开发利用工作。

慢性非传染性疾病管理制度

1、设专（兼）职人员管理慢性病工作，建立辖区慢性病防治网络，制定工作计划。

2、对辖区高危人群和重点慢性病定期筛查，把握慢性病的患病情况，建立信息档案库。

3、对人群重点慢性病分类监测、登记、建档、定期抽样调查，了解慢性病发生发展趋势。

4、针对不同人群开展健康咨询及危险因素干预活动，举办慢性病防治知识讲座，发放宣传资料。

5、对本辖区已确诊的二种慢性病（高血压、糖尿病）患者进行控制管理。为慢性病患者建立健康档案，实行规范管理，跟踪随访，具体记录。

6、建立相对稳定的医患关系和责任，以保证对慢性病患者的连续性服务。

慢性病监测制度

一、公共卫生办公室全面负责慢性病监测管理工作。科主任为本辖区相关业务的管理者和监督者，各经管医生是慢性病的报告责任人。

二、报告范围：高血压、糖尿病。

三、接诊医生发现确诊的'上述二种需要报告的病例，定期内向公共卫生办公室报告，公共卫生办公室收到报告卡，审核合格登记后，及时向疾控中心报出卡片。

四、各种表卡填写要完整，字迹要清楚，不漏项。

五、凡未按要求上报者，按年度考核细则的规定与考核挂钩，若隐瞒不报的，一经查实加倍处罚，管理制度《居民健康档案管理制度》。

35岁以上病人首诊测血压工作制度

1、免费为35岁以上首诊病人测量血压，以提高高血压病人的检出率。

2、全科诊室（内、外、妇科）、慢性病管理室、中医门诊等科室，把35岁以上病人首诊测血压做为常规检查内容，并在门诊日志和病历中记录血压值。

3、发现高血压病人，门诊医生应填写慢性病患者报告卡，交给该公共卫生管理科医生，并向患者进行面对面的健康指导，发放健康教育处方，指导正规治疗，宣传高血压防治知识。

4、责任医生掌握的高血压病人按照高血压病管理的要求，纳入规范管理。

5、疾控中心慢病科定期对各单位各科室35岁以上病人首诊测量血压的落实情况，进行督导检查，并列入考核范围。

健康教育工作管理制度

1、制定健康教育工作计划，定期召开例会，开展健康教育和健康促进工作。

2、建立健康教育宣传板报、橱窗，定期推出新的有关各种疾病的科普知识，倡导健康的生活方式。

3、开通辖区健康服务咨询热线（专线），提供健康心理和医疗咨询等服务。

4、针对不同人群的常见病、多发病开展健康知识讲座，解答居民最关心的健康问题。

5、发放各种健康教育手册、书籍，宣传普及防病知识。

6、完整保存健康教育计划、宣传板小样、工作过程记录及效果评估等资料。

资料管理制度

一、各种文件、计划、宣传资料等是工作的重要组成部分，必须严格管理好，由专人负责管理，专室存放。

二、资料主要包括四大部分：即计算机资料、网络技术资料、多媒体、音像资料和文字资料等，应分类存放分类管理。

三、文字资料中的教材、参考书、工具书等应按图书分类统一编目注册登记，期刊杂志、报纸、合订本、宣传折页、海报等均须统一登记编目。

四、音像资料中的录音带、录象带、软盘、光盘等必须分类登记编目，分类存放，并定期检查其质量变化情况。

五、计算机资料、网络技术资料等应按操作系统、应用软件、工具软件等分类管理，注重用时升级、更新等，并配备相应的杀毒软件。

六、资料必须始终为卫生工作服务，其他人员均可借阅有关资料，但必须履行以下手续：

1、每借阅一次登记一次，每次限借5盘或5本或5盒，如遇多集多本连续资料也只能依次归还后再续借。

2、每次借阅期限不得超过一星期，如因工作需要继续借阅者必须办理续借手续。

3、孤本资料或数量较少的资料均不外借，可临时使用。

4、借出资料归还时，资料人员必须认真检查，如发现有损坏者必须照价赔偿，如资料丢失，应借阅人重新购买完全相同的资料进行赔偿，或处以原资料价值的3—5倍罚款。

七、所有人员不得以任何借口为别人借阅本单位的资料。

八、声像资料其版权所有，借阅人不得翻版，如有未经许可私自翻录的，责任自负。

九、外的部门或人，如因工作需要借阅资料的，必须经领导批准，并办理正常的借阅手续。

十、宣传资料收发做到每张（份）出入库有登记有签字。

服务接待制度

一、端正接待工作态度，重视文明接待工作。本着：热情、耐心、负责的精神，禁止

二、对接待外来咨询的人员，都必须首先认真了解病情，做到：无论何时来访，随时给予接待；来访无论干部、群众，态度好坏一个样；坚持谁接待谁负责落实；

三、坚持自办、转办、联办、指导办相结合的准则。对咨询者出的问题和要求，能立刻解答的就当即答复；对不了解的问题，既要坚持医学理论准则，又要说明原因，做好解释工作；

四、绝不答应对群众来访互相推诿或置之不理。要严格落实接待工作

五、严厉接待工作纪律。对接待工作不负责任、无端拖延时间、影响较坏的人员要追究责任；

六、对接待工作中反映出的重大问题，要及时向局领导汇报。

老年人保健工作制度

1、设专（兼）职人员负责老年人保健工作，建立网络，制定工作计划。

2、对辖区内老年人的基本情况和健康状况，进行调查、登记、建立健康档案。

3、对以乡镇（社区）居家养老形式为主的老年人进行服务需求评估，提供医疗护理、康复、保健服务及精神慰籍、舒缓治疗服务。

4、对患有慢性病的老人进行管理进行饮食、运动、合理用药、合理就医指导。

5、对于高危行为老人，进行健康指导、进行行为危险因素干预。

6、开展多种形式的健康教育，对老年人进行疾病的预防、自我保健、常见伤害预防、自救和他救等指导。

服务随访制度

1、要定期走访村委会老年人，至少每3个入户走访一次辖区登记在卡的老年人，及时掌握老年人变化情况，见面率达90%以上。

2、对新出院老年患者的第一次随访，根据疾病的分期，对患者及家属进行康复治疗指导，完整填写相关随访记录。

3、对疾病期、波动期、人在户不在、户在人不在的老年病人进行随访，了解病人的病情变化、治疗情况、去向，填写随访记录。

4、指导老年患者按时服药，观察患者可能出现的药物副反应，动员老年人参加村（社区）组织的健康活动。

5、随访期间发现生活困难，符合免费服药治疗标准的老年患者，与有关部门协商，使患者享受免费药物治疗。

重性精神疾病管理制度

1、成立本辖区重性精神疾病卫生工作领导小组，建立精神卫生三级管理网络（街道、居委会、监护人），制定工作计划，定期召开例会。

2、开展重性精神疾病流行病学调查，准确掌握精神病人基本情况，实行动态管理，及时准确将相关报表上报至市重性精神疾病领导小组工作办公室。

3、开展重点人群的心理卫生咨询、心理行为干预、精神疾病预防等服务，早期发现精神疾患病人。

4、开展对慢性或服用维持剂量药物的精神病人诊治，对新发现或疑似病人应及时转诊至上级专业机构确诊。

5、建立随访制度。定期走访居委会，按疾病分期随访精神病人，及时掌握病情变化、治疗情况、去向，填写随访记录，进行康复治疗指导。

6、指导监护人督促病人按时服药。观察可能出现的药物副反应和精神症状，动员病人参加社区组织的康复活动。

7、病人就诊或医务人员到病人家中诊疗时，应有家属或监护人陪同。

8、做好重性精神病人的管理，防止肇事肇祸事件的发生。

服务随访制度

1、要定期走访村委会病人，至少每3个入户走访一次辖区登记在卡的精神病人，按要求填写

2、对新出院患者的第一次随访，确定疾病的分期，对患者及家属进行康复治疗指导，完整填写随访记录。

3、对疾病期、波动期、人在户不在、户在人不在的精神病人进行随访，了解病人的病情变化、治疗情况、去向，填写随访记录。

4、指导监护人督促患者按时服药，观察患者可能出现的药物副反应和精神症状，动员患者参加村组织的康复活动。

5、随访期间发现生活困难，符合免费服药治疗标准的患者，与有关部门协商，使患者享受免费药物治疗。

6、入户随访前应了解患者家庭的基本情况，提前与所在地的村（居）委会干部联系，并通知患者家属，尤其对病情不稳定患者的随访要做好安全防护工作。