ERP系统在企业管理中的作用

ERP系统在企业管理中的作用

ERP系统在企业管理中的作用1

福建省工业设备安装有限公司（以下简称：福建安装）ERP系统于20xx年上线应用，经过六年多的不断优化与完善，这套基于德国SAP软件运行的ERP系统目前在福建安装的经营生产过程中发挥着重要作用。

在系统运用的这几年中，笔者因为工作关系接触了大量的建筑行业管理与信息化专家，在交流过程中，发现外界始终对ERP系统在建筑施工企业中究竟能否起作用、起到什么作用有着不同的声音。笔者有幸全程参与了福建安装ERP项目的选型、启动、实施、推广及改进完善的各阶段工作，本着实事求是的态度，基于相互交流共同提高的目的，笔者结合自身体会，就ERP系统在建筑施工企业管理中的三个主要作用做简要分析。 ．ERP系统对规范建筑施工企业项目管理的作用

我国建筑施工行业目前整体管理水平仍然较低，大多数建筑施工企业尚未建立完整的规范化经营生产管理体系，在企业管理特别是项目管理上大多采用粗放型管理模式，缺乏对企业运营和项目施工理性规范的指导，导致建筑施工行业近年来始终呈现低起点、粗放型发展态势，相比其它行业管理水平存在明显差距。

在这种形势下，国内建筑施工企业开始偿试由粗放型管理向精细型管理模式转换，但大多数管理变革运动最终无疾而终．仅是新添了几本放在墙角桌边的新规章制度。于是许多管理者总是认为，建筑施工行业与其它行业相比有其特殊性，一是企业管理的施工项目大多存在“点多、面广、线长”的客观现状，建筑施工企业难以实时监控到各个项目部是否按照公司规定进行管理，二是太过规范的管理将导致项目部或下属单位降低反应速度，进而影响工程施工或企业管理的效率，从而对企业的正常经营生产工作造成影响，使得企业发展遭遇停顿。正因如此，规范化管理在建筑施工行业内才往往难以得到推行落实。

其实在笔者看来，ERP系统运行给企业带来的规范化作用，可以完全消除以上这些管理人员心中的疑虑。以福建安装为例，ERP系统上线前，每年在建项目仅几十个，但由于项目当时在国内较为分散，公司规定的管理制度往往花费了大量人力物力进行制定推广，却总是无法在项目上执行落实，主要表现在业务数据收集不全，审批流程不规范不完整，项目管理有章不依等方面。项目粗放化管理直接导致项目管理混乱、项目失控等现象日趋明显，基于此，福建安装当时不得不放慢发展脚步，着力解决制约建筑施工企业发展的根本性问题，并最终选择了ERP系统做为对应的解决方案。

实施ERP系统后，福建安装目前每年在建项目二百多个，施工产值相比ERP系统上线前增加了近四倍，项目遍布国内外，其中国外项目分布在俄罗斯、安哥拉、新加坡、印度、泰国等国家，国内项目分布在全国各地，进一步呈现出典型的建筑施工项目分散管理特征，但正是由于ERP系统的实施，福建安装在管理人员同比减少的情况下，不但支持了所有项目的顺利运转，同时通过提升企业与项目管理的规范化水平，推动福建安装不断往前发展。

首先，福建安装所有项目部从成立开始，就按照ERP系统预设好的213个不同的管理流程进行项目管理工作，计划制定、资源调配、预算分析、成本归集、项目收益、收款情况、项目估料与材料采购等所有项目有关管理工作都已经在ERP系统内按照要求配置好相关的管控模式，项目部管理人员按照系统要求进行维护即可。只要按照系统要求对业务模块进行维护，系统就会根据业务类型的差异自动触发相应的审批流程，并在流程结束后，提供预设好的报表供管理者进行动态分析，从而全方位实现项目动态管理，得以实时了解各项目的施工生产现状。

其次，通过ERP系统的项目分析与数据追溯功能，福建安装能够在第一时间分析与判断项目存在的管理问题，大幅度地提高了项目部与所属单位出现问题时的应对效率，有效控制了项目风险，保障了项目收益。

经过几年来对ERP系统的深入研究，笔者认为，建筑施工企业只有通过ERP系统的运用，才能够大大缩短企业规范化管理实施周期，降低规范化管理实施难度。只有通过规范化管理的推进，才能使得建筑施工企业各级组织机构在经营生产过程中的管理流程拥有统一标准，建筑施工企业才能够依靠自身力量迅速发展壮大，只有通过提高成功项目管理经验的可复制性，企业才能够稳健发展。

ERP系统对加强建筑施工企业成本管理的作用

我国建筑施工行业由于市场竞争激烈，进入门槛较低，总体上来看仍属于微利行业，因此，加强项目成本管理就成为建筑施工企业提高利润的重要手段。但是，一方面受我国建筑施工市场不规范、建筑施工价格改革滞后、宏观成本管理体制不完善等因素影响，另一方面受长期以来我国施工企业成本收集手段单一滞后、成本分析能力强弱不均等客观因素影响，施工企业成本管理特别是项目成本管理一直是建筑施工企业的管理难题。

事实上，许多建筑施工企业已经在成本管理上做了许多工作，有些企业的成本管理采用了事后成本核算和简单成本分析的方法，但缺乏科学的事前成本预测，缺乏严格的成本控制和事后成本考核。有些企业由于成本管理人员素质较低，在企业成本管理中缺少现代管理方法的运用。有些企业从成本管理手段来看，仍以手工操作为主，缺少现代化管理手段。尽管多数建筑施工企业建立了成本管理组织，但对完善项目成本管理制度及成本管理的组织形式和方法等往往缺乏有效手段。

与这些企业一样，福建安装实施ERP系统之前，由于没有实现信息电子化、集成化，各种统计报表只能由各下属单位上报到总部有关职能部门进行汇总编制，报表数据经中间层加工处理，缺乏真实性，信息滞后，总公司无法及时准确地了解下属单位与项目部的信息，统计及审批工作很难及时迅速完成，，跨单位即时的溯源查询无法实现。财务监管力度随着公司的快速发展和下属单位的增加，被逐渐削弱，对下属单位的经营状况与在建项目的生产与成本发生情况无法及时掌控，数据经过层层上报、逐级汇报后无法保证数据的真实性和准确性，常常造成费用支出失控，既定预算无法严格执行，成本核算和过程控制成为福建安装企业管理中的盲点。

实施ERP系统之后，福建安装在项目的全生命周期均要关注并即时维护项目预算与成本的'相关数据，并且利用信息技术，准确、及时地对公司及各个下属单位项目施工生产的数据进行采集、汇总、存储、查询和检索，并及时提供各种统计、分析报表、台帐，使相关业务处理实现网络信息化，解决公司及各个单位物流、资金流、信息流的传递交换问题，最重要是实现了对在建项目生产成本的实时监督管理。

通过ERP系统的实施，福建安装完成了集中式成本管理模式的建立，将福建安装下属单位及各在建项目部的财务信息与业务数据进行有效地集中管理，不仅可以即时提供项目管理人员需要的各种成本信息（包括材料费、人工费、机械租赁费、项目管理费等项目成本信息），同时也提供给各层面管理人员所需要的各种财务信息（包括货币资金、应收应付、存货及固定资产、投资及债权债务等财务信息）；并且借助ERP系统的集中控制模式对福建安装公司组织内部的各成员单位与项目部，能够按公司的管理重心进行统一财务核算与成本动态监控，达到项目实时成本集中管理的最终目标。

ERP系统对提升建筑施工企业资金管理水平的作用

近几年来，随着建筑施工企业经营管理模式向集团化转换，企业规模不断扩张，产业结构不断调整。一方面由于建筑施工行业的特点，施工周期长、资金需求量大、地域流动性强，履约保函和保证金、项目初期垫款、质量保证金等资金需求现象普遍存在，加上建筑市场竞争日趋激烈的影响，企业资金压力越来越大，已然成为制约建筑施工企业发展的瓶颈，严重弱化了施工企业的市场竞争力。

另一方面，由于大多数建筑施工企业资金管理都还没有完全实现信息化，企业内部成员单位众多，各单位甚至项目部都根据各自业务需要设立银行账户，客观上也造成了整个企业的资金和账户高度分散且相互独立，存款和贷款双高、整体管理协调难度大、规模不经济等现象。

在这种形势下，如何保证建筑施工企业持续、稳定、健康的发展，最重要的就是加强资金管理，细化资金运作，提高资金运营效率。是否能够建立以资金为链条的高效快捷的财务管理模式就成为衡量企业财务管理水平的重要标志，也直接影响到建筑施工企业的经济效益。

福建安装ERP系统实施前，与大多数建筑施工企业一样，企业资金流向与控制脱节，事前控制乏力，对各下属单位的资金想管不敢管，事后的审计监督又起不到实质作用，缺乏可行的资金效率考核办法，同时财务监督、资金管控滞后无力，对工程项目的资金使用更是缺乏严谨系统的分析，导致企业内部资金管理盲点现象严重，企业资金风险居高不下。

为了减少财务费用、加强集团管控、发挥规模效应，福建安装通过实施ERP系统，希望可以使福建安装提高业务处理效率，实现相关业务部门的信息共享，实现对资金业务的管理和过程控制，从而规避金融风险，并且加强企业内的现金管理，实现总部机构及下属各单位或项目部内部的资金调剂功能。

事实证明，ERP系统的成功运用，有效提升了福建安装的资金管理水平。福建安装从资金集中管理人手，通过ERP系统的实施建立了企业资金管理中心制度，强化资金统一管理，充分发挥资金中心监控、服务与调剂资金余缺的功能，提高了资金使用效益。能够在系统中对下属单位的资金往来做到单笔实时监控甚至在线审批，实现了“看你花钱”的监督管理机制。资金中心的建立可以充分挥汇集内部资金的“蓄水池”作用，并使下属单位资金的出入处于公司的严密监管之下，使原来为保证正常生产需要的银行存款余额降低到合理的额度内，大大减轻了企业的利息负担，同时又保证了企业的正常发展需要。

以上，笔者仅结合个人体会简要谈了ERP系统在建筑施工企业管理中的三个主要作用，实际上，ERP系统在建筑施工企业管理当中的许多环节，都能够起到重要的管理作用。

目前，福建安装已经在财务管理、资金管理、项目管理、材料管理、资产管理、人力资源管理、客户关系管理、服务管理等业务上全面运用了ERP系统管理。通过ERP系统的深化运用与持续优化改进，结合ERP的先进管理理念与方法，借助信息技术，建立了一个能将公司、下属单位和众多项目部各方面的信息相互沟通、相互作用的信息管理系统，提高了信息在纵向与横向的传输质量和效率；创建了一个管理支持体系，为福建安装提供决策、计划、控制与绩效评估的系统化管理平台，加强了公司对下属单位、项目部的监管服务能力。

当然，ERP系统并不是万能的，没有领导坚定的信息化信心，没有实事求是面对问题的研究态度，没有团结有力的ERP实施团队，没有合适的管理制度相应配合，ERP系统实施运行的效果都将在建筑施工企业内大打折扣，只要企业摆正好信息化心态，梳理好现存的管理问题，规划好ERP实施计划，抓好信息化队伍建设，做好ERP实施知识转移，就一定能让ERP系统的运用取得成功。

总而言之，建筑施工企业的战略根本是生存和发展，ERP系统只是实现企业战略的一个信息化工具，只要选择适应企业发展战略的ERP系统，应用好ERP系统，建筑施工企业的管理水平一定能够得到提升。

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1、财务管理

借助企业ERP管理系统软件，企业财务人员可以实现日常财务工作的无纸化：凭证的输入、审核、登记、结算。ERP管理系统软件还能准确地计算企业的资产负债表、利润表等，提高了财务会计的工作效率，使企业管理层更方便地了解企业经营状况。全面满足企业报表需求。

2、业绩提成

ERP管理系统软件可以将员工的工作量直接和工资挂钩，员工工作的多少，参与过什么样的业务流程，都可以直接在企业ERP管理系统软件上处理，由业务员负责相应订单，提成直接计算到工资。省去了业务部和财务部重复做账的环节，也保证了考核的准确性和及时性。

3、采购管理

ERP管理系统可以根据需要，自动生成采购单报表，与一般采购人员操作相比，ERP管理系统可以在很短的时间内对每一个供应商的`采购细节数据进行统计，包括比价，采购，反馈等。即使不使用ERP管理系统进行采购操作，也可以根据ERP管理系统生成的采购报告，在与现有供应商和新供应商进行谈判时，可以更全面地掌握数据，延长项目周期，降低采购成本，减少公司资金周转压力。

4、订单管理

订单管理部分ERP管理系统软件，包括人力资源分配、仓库管理、订单管理、销售报表管理等内容。利用企业ERP管理系统软件进行数据统计，利用企业ERP管理系统软件，可以直接下订单，指派员工跟进处理，仓库直接调货，仓库调货。改进了传统的传递方式，提高了企业的效益。每个物流信息，都可以由企业ERP管理系统软件生成单号，订单直接在企业ERP管理系统软件审核后，可以对物流进行调整、发货。

5、库存管理

ERP管理系统是很好的库存管理工具，众所周知，现代化的库存管理依赖于多个终端同步更新数据，需要24小时输入商品ID进行精确查询，人工管理难免会出现差错，在使用ERP管理系统后，商品的出货信息由多个终端同步更新，从而保证库存信息的可靠性，从而提高报表可读性。

6、解决销售问题

ERP管理系统能够实现对客户信息的统一管理，不考虑销售人员是否离职，销售跟踪的完整性，销售人员可以通过ERP管理系统，对客户的历史采购信息、设计报价、跟单周期等进行准确的查询，并为管理者提供各种营销手段，如优惠券、信息流投放、电商广告位等，通过ERP管理系统实现对客户的采购信息、设计报价、跟单周期等，并为管理者提供各种营销手段，如优惠券、信息流投放、电商广告位等，从多维度多场景地影响一个客户，从而达到成交的目的。

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1ERP能够解决多变的市场与均衡生产之间的矛盾：

由于企业生产能力和其他资源的限制，企业希望均衡地安排生产是很自然的事情。使用ERP系统来计划生产时，要作主生产计划。通过这一计划层次，由主生产计划员均衡地对产品或最终项目作出生产安排，使得在一段时间内生产计划量和市场需求在总量上相匹配，而不追求每个具体时刻上均与市场需求相匹配。在这段时间内，即使需求发生很大变化，但只要需求总量不变，就可能保持主生产计划不变。从而，可以得到一份相对稳定和均衡的生产计划。由于产品或最终项目的主生产计划是稳定和均衡的，据此所得到的物料需求计划也将是稳定的和均衡的。从而可以解决以均衡的生产应对多变的市场的问题。

2ERP使得对客户的'供货承诺做得更好：

ERP系统会自动产生可承诺量数据，专门用来支持供货承诺。根据产销两方面的变化，ERP系统还会随时更新对客户的可承诺量数据。销售人员只要根据客户订单把客户对某种产品的订货量和需求日期录入ERP系统，就可以得到以下信息：

1、客户需求可否按时满足？

2、如果不能按时满足，那么在客户需求日期可承诺量是多少？不足的数量何时可以提供？

这样，销售人员在作出供货承诺时，就可以做到心中有数，从而可以把对客户的供货承诺做得更好。

3ERP能解决既有物料短缺又有库存积压的库存管理难题：

ERP的核心部分MRP恰好就是为解决这样的问题而发展起来的。MRP模拟制造企业中无聊计划与控制的实际过程。它要回答并解决4个问题：

1、要制造什么产品

2、用什么零部件或原材料来制造这些产品

3、手中有什么零部件或原材料

4、还应当再准备什么零部件或原材料

这4个问题是制造企业都要回答和解决的问题。他构成制造业的基本方程。

4ERP可以提高质量并降低成本：

通过ERP系统，人们的工作更有秩序，时间花在按部就班地执行计划上，而不是忙于对出乎意料的情况作出紧急反应。在这种情况下，工作士气提高了，工作质量提高了，不出废品，一次就把工作做好。于是，提高生产率，提高产品质量，降低成本和增加利润都是相伴而来的事情。

5ERP可以改变企业中的部门本位观：

ERP强调企业的整体观，他把生产、财务、销售、工程技术、采购等各个子系统结合成一个一体化的系统，各子系统在同一的数据环境下工作。这样，ERP就成为整个企业的一个通讯系统。通过准确和及时的信息传递，把大家的精力集中在同一个方向上，以工作流程的观点和方式来运营和管理企业，而不是把企业看作一个个部门的组合，从而使得企业整体合作的意识和作用加强了。每个部门可以更好地了解企业的整体运作机制，更好地了解本部门以及其他部门在企业整体运作中的作用和相互关系，从而可以改变企业中的部门本位观。